So verwalten Sie Ihre E-Mails in 5 Schritten

Das Erlernen der Verwaltung Ihrer E-Mails ist eine überraschend schwierige Organisationsaufgabe, da Sie E-Mails nicht nur visuell organisieren können, sondern jedes Dokument lesen und anfassen müssen, um es abzulegen oder zu verwerfen. Der beste Weg zu einem soliden Management besteht darin, die Menge an Papier zu reduzieren, die bei Ihnen zu Hause ankommt. Lesen Sie weiter, wie Sie E-Mails in vier Schritten verwalten.

• Wirf den Müll weg

  

  Reduzieren Sie die Menge an E-Mails, die Sie erhalten, indem Sie die eingehende Junk-Mail stoppen.

  Ich schwöre, wenn ich jemals verloren bin, wird der J Crew-Katalog mich zuerst finden. Wenn Sie weniger Junk-E-Mails erhalten, wird weniger Zeit für die Verwaltung Ihrer E-Mails aufgewendet. Weniger Mail = weniger Zeit.

  Bonus: Es ist gut für die Umwelt.

• Plane es

  

  Die meisten Leute sortieren die Post, während sie nach der Arbeit durch die Tür gehen, und halten oft in der Mitte an, um ihren Mantel abzulegen oder ihre Aufmerksamkeit auf das zu richten, was zu Abend gegessen werden soll. Widerstehen Sie dem Drang, E-Mails zu verwalten, bis Sie Zeit und Aufmerksamkeit für diese Aufgabe haben.

  Gründe dafür:

  1. Wenn Sie auf Ihrem Weg durch die Tür sortieren, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit , Ihre Post zu diesem Zeitpunkt zu verwalten . Sie benötigen die richtigen Werkzeuge (unten) und die Aufmerksamkeit, um zu entscheiden, wie Sie jedes Stück verwenden oder entsorgen.
  2. Berühren Sie ein Blatt Papier niemals mehr als einmal, wenn Sie es nicht haben. Das macht das Papiermanagement so anstrengend: Man muss es jedes Mal lesen! Warten Sie, bis Sie zum Verwalten und Verwerfen bereit sind.

  Planen Sie die Zeit entweder jeden Tag oder einmal pro Woche, um Ihre E-Mails zu organisieren.

• Werkzeuge

  

  Verfügen Sie über die richtigen Tools, um Ihre E-Mails zu verwerfen, zu recyceln oder zu beantworten.

  Nichts Besonderes, aber Folgendes zur Hand:

  1. Aktenvernichter - Alle Daten, die über Ihren Namen und Ihre Adresse hinausgehen, sollten sofort vernichtet werden.
  2. Papierkorb - Die meisten Poststücke können sofort recycelt werden (zB Gutscheine, Flugblätter, Ankündigungen).
  3. Ablagesystem & Kalender - Für die E-Mail müssen Sie entweder sofort oder in Zukunft Maßnahmen ergreifen.

  Mit "zur Hand" meine ich wirklich zur Hand. Bewahren Sie Ihren Aktenvernichter und den Papierkorb nicht in getrennten Räumen auf. Ich verwalte meine Post, die sowohl über dem Papierkorb als auch über dem Aktenvernichter steht, und bringe dann die Post, die ich zum Weiterarbeiten benötige, zu meinem Schreibtisch, wo ich meinen Kalender und ein Desktop-Ablagesystem eingerichtet habe. Ich empfehle einen separaten Aktenschrank sowie einen Archiv-Aktenschrank für die Postorganisation.

• Ein System aufbauen

  

  
  
  Es gibt 3 "Endspiele" für jedes Poststück:

  1. Aktion - E-Mails, für die Sie sofort oder eventuell Maßnahmen ergreifen müssen. Diese Art von E-Mail wird in weitere Kategorien wie Archiv / Referenz, Antwort, Aktion usw. unterteilt.
  2. Recycle - Junk-Mail, die für Sie keinen Wert hat und keine identifizierenden Informationen enthält, die über Ihren Namen hinausgehen.
  3. Shred - Jede E-Mail, auf der sich über Ihren Namen und Ihre Adresse hinaus identifizierende Informationen befinden. Dazu gehören Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Kreditkartenangebote usw. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie recyceln oder vernichten sollen? Weitere Informationen zum Thema Identitätsdiebstahl finden Sie unter Was Sie vernichten sollten: So schützen Sie sich vor Identitätsdiebstahl.

• Weiter so

  

  Ein paar Möglichkeiten, wie ich dies sicherstellen kann:

  • An jedem schwarzen Freitag (das ist der Tag nach Thanksgiving), an dem alle anderen nicht einkaufen, sammle ich alle Kataloge, die ich nicht mehr erhalten möchte, und rufe sie an, um sie abzubrechen.
  • Befolgen Sie die wöchentliche Organisationsroutine, bei der die E-Mails wöchentlich verwaltet werden.
  • Sie können mehr darüber lesen, wie ich täglich E-Mails verwalte.