Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden und was muss geschreddert werden?

Papierstapel sind ein Schmerz, und die Verwaltung eines Heimarchivierungssystems kann ein Hindernis sein. Sie müssen sich jedoch an einige Dokumente halten, da Sie nie wissen, wann Sie sie benötigen.

Wie lange brauchen Sie, um Ihre Steuern, Quittungen, Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente aufzubewahren? Jede Art von Dokument ist anders, daher sollten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Unterlagen lange genug aufbewahrt werden, bevor Sie den Aktenvernichter in Betrieb nehmen, auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie damit fertig sind.

Aufrechterhaltung eines funktionsfähigen Home-Ablagesystems

Ein Schlüssel zum Erstellen eines funktionsfähigen Ablagesystems für zu Hause besteht darin, die Menge an Papier, die Sie erhalten, zu reduzieren. Es kann wirklich die Menge an Papier reduzieren, die Sie zerkleinern oder feilen müssen. Dies bedeutet, dass Sie keine Junk-Mails mehr verschicken, sich für E-Rechnungen anmelden und keine Flyer, Coupons, die Sie niemals verwenden, Kataloge, die Sie niemals lesen werden, oder andere Ephemera akzeptieren müssen, wenn Sie sich kennen Wirklich nicht.

Wenn Sie diese Phase der Vorsortierung außer Kontrolle geraten lassen, werden Sie möglicherweise anfangen, mit Papierkram zu kämpfen. Es kann sogar zu dem Punkt kommen, an dem Sie das Gefühl haben, es zu horten. In diesen Fällen kann es sehr hilfreich sein, sich an einen Fachmann zu wenden, der Sie durch den Entstörungsprozess führt.

Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ein gutes Mail-Management-System verfügen. Je effizienter Sie die eingegangene Post bearbeiten, desto seltener müssen Sie eine große Sitzung zum Ablegen, Zerkleinern und Recyceln absolvieren.

Richten Sie ein elektronisches System ein

Wenn Sie Ihre Papierablage durch das Einrichten eines elektronischen Ablagesystems beseitigen, sparen Sie Platz und Papierkram. Heutzutage macht ein elektronisches Ablagesystem viel Sinn, weil es einfacher als je zuvor ist.

Zu Beginn benötigen Sie einen Scanner und einen Speicherort für Ihre Dateien: ein Ordnersystem auf einem Computer und ein Backup in der Cloud sowie eine externe Festplatte. Je mehr Backups Sie zu Hause und außerhalb des Unternehmens haben, desto besser sind Sie darauf vorbereitet, den Papierstapel loszuwerden, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie etwas Wichtiges verlieren.

Richten Sie allgemeine Ordner für verschiedene Arten von Dokumenten ein (z. B. Haushalt, Steuern, Auto, Geburtsurkunden usw.). Sie müssen beim Speichern der Dokumente nicht zu genau vorgehen, da elektronische Ablagesysteme durchsuchbar sind.

Scannen Sie dann jedes Dokument und speichern Sie es in einem Ordner entsprechend dem Inhalt. Geben Sie jedem Dateinamen eine eindeutige Bezeichnung, damit er über die Suchfunktion Ihres Computers schnell gefunden werden kann. Durch Hinzufügen des Datums am Ende des Dateinamens können Sie den gleichen Dokumenttyp von verschiedenen Zeiträumen unterscheiden. Nennen Sie Ihre Stromrechnung beispielsweise nicht utilitystatement.pdf, sondern utilitystatement-Feb2019.pdf.

Es gibt auch eine Reihe von Apps, mit denen Sie eine Vielzahl von Dokumenten schnell aufzeichnen und speichern können. Viele können über Ihr Smartphone oder Tablet verwaltet werden, sodass Sie Papierkram (insbesondere Quittungen) loswerden können, wenn Sie sich nicht in der Nähe Ihres Heimcomputers befinden.

Kopien aufbewahren

Experten empfehlen, für Ihre wichtigsten Dokumente mehrere Exemplare aufzubewahren. Dies kann bedeuten, dass eine Kopie in Ihrem Cloud-Speicher und eine andere auf einer Festplatte gespeichert bleibt. Dies kann auch bedeuten, dass Sie eine Kopie in Ihrer elektronischen Ablage und eine Kopie in einem feuerfesten Safe aufbewahren.

Dokumente für immer aufbewahren

Eine Reihe von Dokumenten sollte für immer aufbewahrt werden. Dies sind die wichtigsten Informationen, die Sie aus verschiedenen Gründen möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt benötigen. Wenn Sie sicherstellen, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und dass eine Kopie sicher ist, sparen Sie viel Zeit, wenn sie benötigt werden.

• Akademische Aufzeichnungen: Diplome, Transkripte und alle Portfolioarbeiten, die zukünftig bei der Bewerbung für eine Stelle verwendet werden können.
• Annahmepapiere
• Taufscheine
• Geburtsurkunden
• Sterbeurkunden: Kann aus steuerlichen Gründen erforderlich sein.
• Führerscheine
• Beschäftigungsaufzeichnungen: Alle Klauseln, Vereinbarungen, Disziplinarakten und Leistungsüberprüfungen.
• Heiratsurkunden
• Krankenakten
• Militärische Unterlagen
• Pässe
• Renten- und Rentenakten
• Sozialversicherungskarten
• Testamente

Dokumente, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Leben lang Kontoauszüge und Rechnungen auf Ihrem Schreibtisch. Bereits nach einem Jahrzehnt wäre dieser Stack wahrscheinlich unglaublich groß. Es gibt viele Arten von Dokumenten - vor allem finanzielle -, die Sie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren sollten, aber nicht für immer aufbewahren müssen. Möglicherweise müssen Sie sie monatlich oder wöchentlich für eine Weile referenzieren, dann werden sie einfach zu einem weiteren Blatt Papier, das herumliegt und Unordnung erzeugt.

Der knifflige Teil ist zu wissen, wann Sie diese Arten von Datensätzen loswerden können. Es gibt keine gute Antwort für alles, aber empfohlene Richtlinien basierend auf dem, was es ist:

• Kontoauszüge: Ein Monat
• Rechnungen: Ein Jahr für alle Steuern oder Garantien; Alle anderen Rechnungen sollten vernichtet werden, sobald sie bezahlt wurden.
• Kreditkartenrechnungen: Bei Bezahlung sofort vernichten.
• Baumarktbelege: Bis zum Verkauf des Hauses aufbewahren.
• Anlageunterlagen: Sieben Jahre, nachdem Sie das Konto geschlossen oder das Wertpapier verkauft haben.
• Mietverträge: Bis zum Auszug und Erhalt der Kaution vom Vermieter aufbewahren.
• Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen: Ein Jahr oder bis Sie Ihre W-2-Abrechnung für dieses Steuerjahr erhalten haben.
• Kaufbelege: Für die Dauer der Garantie für größere Anschaffungen wie Geräte und Elektronikgeräte aufbewahren. Bewahren Sie die Quittung für Dinge wie Lebensmittel und Kleidung nur auf, bis Sie wissen, dass die Rücksendung von Waren nicht erforderlich ist.
• Steuerdokumente: Sieben Jahre, einschließlich Ihrer Einreichung und aller Begleitdokumente wie W-2s und Quittungen.
• Fahrzeugaufzeichnungen: Bis zum Verkauf des Bootes, Autos oder Motorrades aufbewahren.

So werden Sie Dokumente los

Das Vernichten von Dokumenten ist die Hauptmethode, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen. In der Regel gibt es bestimmte Dokumente, die unbedingt vernichtet werden sollten. Dies schließt alles ein, was Kontonummern, Geburtsdaten, Mädchennamen, Passwörter und PINs, Signaturen und Sozialversicherungsnummern enthält.

Wenn Dokumente immer noch "aktiv" sind - Sie müssen sie als Referenz behalten -, platzieren Sie sie thematisch in Ihrem Home-Ablagesystem. Zerkleinern Sie sie nur, wenn sie nicht mehr verwendet werden.

Welche Dokumente müssen vernichtet werden?

Wenn Sie mit diesen Dokumenten fertig sind und sie nicht mehr benötigen, können Sie sie zerkleinern:

• ATM Quittungen
• Kontoauszüge
• Geburtsurkunde Kopien
• Stornierte und stornierte Schecks
• Kreditkartenrechnungen
• Kreditauskünfte
• Führerscheine (abgelaufen)
• Arbeitsdokumente, die identifizierende Informationen enthalten
• Abgelaufene Pässe und Visa
• Investitionskontonummern
• Legale Dokumente
• Investment-, Aktien- und Immobilientransaktionen
• Gegenstände mit Unterschrift (Mietverträge, Verträge, Briefe usw.)
• Kofferanhänger
• Medizinische und zahnärztliche Unterlagen
• Papiere mit Sozialversicherungsnummer
• Passwörter oder PIN-Nummern
• Gehaltsabrechnungen
• Vorab genehmigte Kreditkartenanträge
• Quittungen mit Kontonummern, Kreditkartennummern oder anderen identifizierenden Informationen
• Steuerformulare
• Mitschriften mit identifizierenden Informationen
• Reiserouten
• Gebrauchte Flugtickets
• Stromrechnungen (Telefon, Gas, Strom, Wasser, Kabelfernsehen, Internet usw.)

Alles andere - wie z. B. Papierkram - können Sie einfach recyceln. Stellen Sie sicher, dass ein flexibles Ablagesystem eingerichtet ist, damit Sie diese Dokumente in Schach halten können. Es ist auch eine gute Idee, sich daran zu gewöhnen, Ihre gespeicherten Dokumente regelmäßig durchzugehen. Versuchen Sie dies zu tun, wenn Sie Rechnungen bezahlen, Ihre Steuern einreichen oder sich um eine ähnliche wiederkehrende Aufgabe kümmern, damit Sie nicht vergessen und Ihre Papiere außer Kontrolle geraten.