Der Umzug Ihres Unternehmens an einen neuen Bürostandort ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Planung und mehrere Vorbereitungsschritte erfordert. Wie bei jedem großen Projekt ist es am besten, die Arbeitslast zu teilen und bestimmte Aufgaben verschiedenen Mitarbeitern zuzuweisen. Frühzeitig mit dem Prozess zu beginnen und eine offene und häufige Kommunikation aufrechtzuerhalten, sind die Schlüssel zu einem erfolgreichen und weniger stressigen Umzug.
Erstellen Sie eine Zeitleiste
Erstellen Sie eine Zeitleiste, die alle wichtigen Phasen Ihres Umzugs enthält. Um sicherzustellen, dass der Zeitplan realisierbar ist, besprechen Sie den Plan mit allen am Umzug beteiligten Teammitgliedern. Seien Sie realistisch, wie viel Zeit Sie benötigen. Ein kleines Büro benötigt mindestens drei Monate für die Vorbereitung, während ein mittleres bis großes Büro mindestens sechs bis acht Monate einplanen muss. In jedem Fall ist es wichtig, so früh wie möglich zu beginnen.
Entwerfen Sie den neuen Raum
Der nächste Schritt besteht darin, alle verfügbaren Informationen zum neuen Speicherplatz zu sammeln. Versuchen Sie, Entwürfe oder einen Grundriss zu erhalten, damit Sie wichtige Komponenten wie Steckdosen und Stauraum identifizieren und mit der Gestaltung des neuen Bürolayouts beginnen können. Es ist auch eine gute Idee, einen allgemeinen Grundrissplan für Ihren aktuellen Raum zu haben, damit Sie die beiden vergleichen können. Wenn im aktuellen Büro Bereiche vorhanden sind, die nicht funktionieren, identifizieren Sie diese jetzt, damit dieselben Probleme in Ihrem neuen Raum vermieden werden können.
Erstellen Sie außerdem eine Liste potenzieller Probleme mit dem neuen Raum, z. B. einen kleineren Empfangsbereich oder eine geringere Speicherkapazität oder einen größeren offenen Raum, der mehr Kabinen oder provisorische Wände erfordert. Es kann erforderlich sein, Tischler, Maler, Elektriker, Systeminstallateure oder andere Fachkräfte einzustellen, um Wände zu bauen, Kabel zu verlegen oder kosmetische Änderungen vorzunehmen, bevor Sie einziehen.
Bauen Sie Ihr Umzugsteam auf
Benennen Sie für mittlere bis große Büros jemanden (oder fragen Sie nach Freiwilligen) aus den einzelnen Abteilungen oder Abteilungen, um den jeweiligen Bereich zu koordinieren. Dies kann dem Abteilungsleiter oder -leiter zugewiesen werden, der dann sicherstellen kann, dass jeder Mitarbeiter die Verantwortung für das Packen seines Schreibtisches, seiner Akten und seiner persönlichen Gegenstände übernimmt. Bei kleineren Büros sind Sie möglicherweise auf sich allein gestellt. Wenn ja, identifizieren Sie einige Schlüsselpersonen, die möglicherweise bei der Koordinierung des Umzugs helfen können.
Ihr Team kann Sie auch dabei unterstützen, aktuelle Probleme mit dem alten Raum zu identifizieren und mögliche Lösungen für das neue Büro zu finden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, andere Standpunkte einzubeziehen und einen Konsens zu erzielen, insbesondere wenn einige Mitarbeiter die Änderung nicht unterstützen.
Führen Sie regelmäßige Meetings durch
Legen Sie in Ihrem Zeitplan regelmäßige Besprechungen fest, um den Umzug und seinen Fortschritt mit allen Mitarbeitern zu besprechen. Es ist wichtig, alle auf dem Laufenden zu halten und sich Zeit zu nehmen, um auf Bedenken und Kommentare der Mitarbeiter einzugehen. Umzug ist für alle Beteiligten stressig und kann stressiger sein, wenn Entscheidungen nicht angemessen kommuniziert werden.
Bestimmen Sie Ihr Budget
Wenn Ihnen für Ihren Umzug ein bestimmtes Budget zugewiesen wurde, ist es wichtig, die Kosten zu ermitteln, bevor Sie Umzugsunternehmen einstellen oder sogar bevor Sie die erste Schachtel einpacken.
Aufgaben zuweisen
Lassen Sie Ihr Umzugsteam eine Liste der Aufgaben erstellen, die in den Wochen vor dem Umzug erledigt werden müssen, und stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben zum Zeitplan hinzugefügt werden. Erkundigen Sie sich bei jedem Abteilungsleiter oder Vorgesetzten, was in Ihrem Gebiet erforderlich ist. Hierzu gehören möglicherweise Spezialdienstleister wie Telefoninstallateure oder Computernetzwerkspezialisten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die öffentlichen Bereiche abgedeckt sind, z. B. der Empfangsbereich, die Lobby und die Abstellräume.
Stellen Sie die Umzugsunternehmen ein
Die Einstellung von Umzügen ist eine der wichtigsten Aufgaben beim Umzug eines Unternehmens, und es gibt Umzugsunternehmen, die sich auf Büroumzüge spezialisiert haben. Wie bei jedem Umzug in einen Haushalt ist es wichtig, dass das Unternehmen zuverlässig ist und dass Sie den besten Service für die Kosten erhalten. Recherchieren Sie, stellen Sie die richtigen Fragen und lassen Sie das Unternehmen in Ihr Büro kommen, um Ihren Umzug zu beurteilen.
Diese Aufgabe kann einer Person oder einer Gruppe oder mehreren verschiedenen Personen zugewiesen werden, wobei jede bestimmte Unternehmen anruft und dann Notizen vergleicht. Beginnen Sie in jedem Fall frühzeitig, um sicherzustellen, dass Sie den besten Preis erhalten und für Ihre Bedürfnisse geeignet sind.
Erstellen Sie eine Kontaktliste
Eine Kontaktliste stellt sicher, dass jeder, mit dem Sie Geschäfte tätigen, einschließlich Lieferanten und Kunden, weiß, dass Sie umziehen. Es ist eine gute Idee, diese Aufgabe einer Person zuzuweisen, um zu verhindern, dass Kontakte durch die Risse fallen. Um Kunden und Kunden zu benachrichtigen, ist eine spezifische Kommunikation über Ihren neuen Standort und die Funktionsweise des Unternehmens während des Umzugs erforderlich. Diese Informationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden Ihre Dienste nicht anderweitig in Anspruch nehmen.